Parempi tuotto tapahtumainvestoinnille tapahtumaviestinnällä

Parempi tuotto tapahtumainvestoinnille tapahtumaviestinnällä

BLOGIJUTTU. Monet yritykset toteuttavat vuosittain useita tapahtumia, mutta vain harvat hyödyntävät tapahtumaviestintää moninkertaistamaan näkyvyytensä. Paremmalla tapahtumaviestinnällä saadaan parempi tuotto tapahtumainvestoinnille. Miten? Tässä tapahtumaviestinnästä yhteenvetoa.

On messuja siellä, on messuja täällä, on asiakastilaisuuksia ja lisäksi järjestetään monia koulutuksia eri kohderyhmille, jne. Jopa pienet toimijat panostavat helposti tuhansia euroja tapahtuman järjestämiseen, ulkoasuun ja paikallaoloon (työtunnit ja matkakulut), mutta itse tapahtumassa keskitytään vain paikalla oleviin asiakkaisiin ja tapahtuman pyörittämiseen, mutta ne asiakkaat tai potentiaaliset asiakkaat, jotka eivät päässeet tilaisuuteen, eivät näe, eivätkä kuule koko tapahtumasta mitään. Jälkikäteen he saattavat saada valokuvakollaasin katsottavakseen. Mutta ne kaikki hienot sisällöt, prototyypit, malliseinät, jne., jotka tapahtumaan on rakennettu, se informaatiomäärä, joka tapahtumassa jaetaan kulutetaan kertakulutushyödykkeenä siinä ja nyt osallistujien kesken. Miksi tätä tietoa ei muisteta jakaa siltä istumalta tai paremminkin seisomalta myös muille?

Noin sata tapahtumaa järjestäneenä väitän, että suurin syy on siinä, että tapahtumasta vastaavan turnauskestävyys loppuu, kun saa tehtyä ennakkomarkkinoinnin, tapahtuman järjestämisen ja kaiken siihen liittyvän organisoinnin, joten itse tapahtumassa ei enää jakseta tehdä extraa niille, jotka eivät ole läsnä. Tärkeää on pitää huolta niistä, jotka ovat tulleet paikalle. Tämä on toki tärkeää, mutta nämä kaksi eivät sulje toisiaan pois, kun asia on suunniteltu hyvin ennakkoon. Toki osalla ei ole myöskään organisaatiossa viestinnän ammattilaista, joka tämän suunnittelisi ja tekisi ja monelle muulle uudet, nopeat sosiaalisen median viestintäkeinot saattavat olla hieman pelottavia – mitä twiitata nyt äkkiä, mistä ottaa kuvaa ja facettaa siitä, entä mitä sanoa live-videolla. No tähänkin löytyy ratkaisuja.

Konseptoi tapahtumaviestintä

Mitä sitten kannattaisi tehdä? Me kutsumme tätä tapahtumaviestinnän konseptoinniksi. Kyse on siitä, että tapahtuman suunnitelmaan lisätään osio tapahtuma-aikana tehtävästä viestinnästä. Päätetään, mitä kanavia päivitetään, millaista sisältöä kuhunkin kanavaan päivitetään ja millä tahdilla, miten poissaolijoille informoidaan ennakkoon mitä some-kanavia kannattaa seurata ja millä hastägillä voi seurata, jotta saa tietoa tapahtumasta. Samalla varaudutaan kertomaan some-näkyvyydestä myös läsnäolijoille, koska moni mielellään tekee ja jakaa sisältöä itse hyvästä tapahtumasta, jolloin näkyvyys jälleen paranee. Samalla tulee läsnäolijoille kerrotuksi, että tapahtumassa kuvataan.

Tapahtumaviestinnän konseptiin on hyvä sisällyttää myös se miten ja kenen toimesta viestitään. Sovitaan kuvataanko vain kännykällä vai kuvataanko osa kunnon kameralla, niin, että osan esityksistä voi jakaa myöhemmin YouTubessa. Otetaanko samalla kameralla myös muutamia haastatteluita ja yleiskuvaa tapahtumasta, jolloin voidaan rakentaa seuraavaa tapahtumaa varten myös markkinointivideo suhteellisen vähäisellä vaivalla. Ennakkosuunnittelu takaa sen, että tapahtumasta oikeasti viestitään, paikalla on riittävästi resursseja toteuttamaan sovittu viestintä, he tietävät mitä tehdä ja myös osaavat olla hereillä, jos jotain yllättävää ja mielenkiintoista tapahtuu. Ennakkosuunnittelu mahdollistaa myös monen "kärpäsen lyömisen yhdellä iskulla"...

Ennakkovalmistautuminen tapahtumaviestintään

Miten sitten viestijöiden tulisi sitten valmistautua? Usein tapahtumien esiintyjiltä pyydetään ennakkoon esitysmateriaalit. Näihin tutustumalla, voi jo poimia muutamia asioita, joista rakentaa valmiita twiittejä tai Facebook-tilapäivityksiä. Pelkkien esitysten ennakkoläpikäymisen varaan ei kuitenkaan voi jättää sometusta, koska esittäjä saattaa soveltaa kertomustaan ja silloin täytyy viestijän olla kuuntelemassa, mitä hän todella sanoo ja muokata viestiä ennen julkaisua. Ennalta on hyvä pohtia, mitä muita hastägejä halutaan käyttää ja tägätäänkö esiintyjät tai/ja heidän organisaatiot julkaisuihin. Mikäli näin tehdään, on viestijän syytä käydä ennalta etsimässä kyseiset tilit "talteen", jotta julkaisutilanteessa ei tarvitse ryhtyä arpomaan, kuka näistä sadasta "Timo Virtasesta" on tämä meidän esiintyjä.

Tehdään haastatteluja sitten live-videolle tai kunnon kameralla, kannattaa pohtia ennalta, mitä kysytään ja keneltä. Nimet ja tittelit on hyvä kirjata talteen ennalta. Hyvin tehdystä tapahtumasuunnitelmasta saadaan apua siihen, mikä olisi relevanttia kohderyhmän kannalta kertoa, mikä heitä hyödyttäisi kuulla, mikä saisi heidät tulemaan seuraavalla kerralla paikalle. Asianmukaista voisi olla lähettää ennakkovaroitus haastateltaville. Paikka videohaastateluille on hyvä selvittää myös ennalta, jotta ääni kuuluu ja valoa riittää.

Moni yritys julkaisee blogijuttuja, joten loogista olisi, että tapahtumasta myös kirjoitettaisiin jotain. Artikkelin taustatietojen keräys voidaan tehdä ennalta, jolloin sama henkilö pystyy kuuntelemaan esiintyjää, lisäämään muistiinpanoja alustavaan blogijutturunkoon sekä twiittaamaan/facettamaan ennakkovalmisteltuja twiittejä/tilapäivityksiä. Toki ideaalia olisi että jokaiseen tehtävään olisi oma resurssinsa, mutta koska harvoin näin on pk-yrityksillä, on tämä tehtävissä myös saman henkilön toimesta hyvällä valmistautumisella. Toki ammattilaisen voi myös pyytää apuun.

Tapahtuma on suuri investointi, panosta siis viestimiseen

Mitä suurempi investointi tapahtuma on yritykselle, sitä enemmän investoinnin tapahtumaviestintään kannattaa panostaa. Tällä en tarkoita pelkästään ennen tapahtumaa tehtävää markkinointia, mainontaa ja viestintää, vaan erityisesti aikana ja osin myös jälkeen. Jos tapahtuman kokonaiskustannukset lähentelevät kymppitonneja, voisi olla paikallaan panostaa muutama tuhat euroa siihen, että saa moninkertaisen näkyvyyden tapahtumasta. Lisäinvestoinnilla pystyy rakentamaan koko tapahtuman kiinnostavuutta ja merkitystä niin osallistujien kuin poisjääneiden osalta niin lyhyellä kuin pitkällä aikavälillä. Jos kyse on kertatapahtumasta, saa yhdelläkin aktiivisella tapahtumaviestinnällä herätettyä monta uutta seuraajaa  yrityksen some-kanaviin, joista voi poikia uusia asiakkuuksia. Satunnaisesti myös perinteinen media kiinnostuu julkaisuista niin paljon, että rakentaa oman juttunsa tapahtumasta. Eikä tässä vielä kaikki. Olemme tehneet muutamia tapahtumaviestinnän konsepteja siten, että kuvatusta materiaalista on tuotettu moneksi viikoksi eteenpäin julkaistavia minivideoita, jolloin investointi per julkaistu sisältö on ollut asiakkaalle todella minimaalinen. Mahdollisuuksia on monia. Tärkeintä on päättää ennakkoon toteuttaa tapahtumaviestintää ja suunnitella se hyvin. Hyvin suunniteltu on tässäkin tilanteessa puoliksi tehty.

Jos haluat apua tapahtumaviestinnän suunnitteluun, konseptointiin, oman viestintäväen kouluttamiseen tai tapahtumaviestinnän toteuttamiseen, ota yhteyttä. Katsotaan, mikä sopii juuri sinun yrityksellesi.