Ethän hukkaa asiakkaasi aikaa? Kuinka vastaat tarjouspyyntöön?

Ethän hukkaa asiakkaasi aikaa? Kuinka vastaat tarjouspyyntöön?

BLOGI. Teemme asiakkaillemme jatkuvasti markkinoinnin sekä viestinnän ostamista ja yksi asia, johon törmäämme on se, että kirjalliseen tarjouspyyntöön vastataan vajavaisesti. Lähetämme tarjouspyynnön, jossa erittelemme asiat, joihin tarvitsemme vastausta, mutta emme silti saa vastauksen kuin osaan asioista tai jopa vain hintaan. Herkästi kriittiset asiat kuten toteutusaikataulu tai perusteet tarjouksen sisältöön, jäävät saamatta. Mitä tällöin tapahtuu? Joudumme laittamaan uuden viestin kysyen puuttuvia asioita ja myyjän täytyy uudelleen katsoa antamansa tarjous ja vastata uudelleen. Pahimmillaan tällöinkään emme saa kaikkiin kohtiin vastausta. Tähän pallotteluun kuluu kahden henkilön aikaa täysin turhaan.

Jos yrityksessä ei ole määritetty tarjousprosessia, karkotetaan pahimmillaan jo ostamaan orientoituneet asiakkaat. Miten sitten välttät valmiin pokan menetyksen ja varmistat, että asiakas on halukas ostamaan juuri sinulta, vaikka hintasi olisi hitusen korkeampi, kuin kilpailijallasi?

Toimi näin tarjouspyyntöjen ja tarjousten osalta:

  1. Pohdi tuotteesi tai palvelusi kannalta, mitkä asiat ovat sinulle kriittisiä tietää asiakkaalta, jotta voit antaa tarjouksen
    • Koko, määrä, väri, ajankohta, jne. ovat yleisiä mutta, jos et ole kertonut verkkosivuillasi näiden eri vaihtoehtoja, et voi odottaa asiakkaan tietävän näitä.
    • Jos tarjoat räätälöitäviä tuotteita/palveluita, kerro tarkkaan eri vaihtoehdot verkossa tai sitten ohjaa tarjouspyyntöä rakentamalla verkkoon tarjouspyyntölomake, jossa kysyt olennaiset asiat.
  2. Pohdi, mitkä asiat tuotteesi tai palvelusi osalta ovat asiakkaan päätöksenteolle kriittisiä
    • Päätöksentekokriteereinä asiakkaalla voi olla hinta, laatu, aikataulu, asiakaspalvelu, luotettavuus, riskien vähyys, asiantuntemus, jne.
    • Monesti asiakas kertoo, mitä hän painottaa – mainitsee mm. kiireen – painota sitä tarjouksessasi.
    • Jos päätöksentekokriteerit eivät ole selvillä, kannattaa pyrkiä ajoittain kysymään asiaa ostaneilta asiakkailta ja sitten hyödyntämään tietoja omassa viestinnässään verkossa sekä tarjouksissa.
  3. Entä, mistä asiasta saat eniten reklamaatioita, pohdi, miten voisit huomioida asian jo tarjousta antaessasi, jotta reklamaatioiden määrä vähenisi (sanamuodot kannattaa tässä harkita tarkkaan, jotta asiasta ei synny myynnin este).
  4. Asiakkaalla on yleensä aina kiire, joten mieti, miten saat prosessin niin sujuvaksi, että asiakkaallasi on tarjous tunneissa tai päivissä (tuotteen/palvelun monimutkaisuus määrää miten nopeasti pitää tarjous saada asiakkaalle)
    • Rakenna yrityksellesi valmis tarjouspohja, jossa on käsitelty kaikki olennaiset asiat ja myös alan myyntiehdot, näin säästät omaa aikaasi sekä erityisesti asiakkaan aikaa, kun hän saa kerralla kaiken päätöksen teon kannalta tarpeellisen tietoonsa.
    • Muista kiittää asiakasta aina tarjouspyynnöstä.
  5. Voit toteuttaa myös tarjouspyynnöt@xxxx.fi -osoitteen yrityksellesi.
    • Kun saat tarjouspyynnön, lähtee osoitteesta automaattivastaus asiakkaalle, jossa kiität tarjouspyynnöstä ja kerrot, kuinka nopeasti palaat.
    • Sitten toimit tämän mukaan.
    • Jos tarjouspyynnössä ei ole kaikkea tarpeellista, soita asiakkaalle tai ainakin laittaa viesti mahd. pian, jossa pyydät tarkennuksia, jotta pystyt antamaan tarjouksen lupaamassasi ajassa.
    • Varmista vielä kerran, että vastaat kaikkeen, mitä asiakas kysyi tarjouspyynnössä, ennen kuin painat lähetä.

Oli tuotteesi tekninen tai ei, pystymme auttamaan tarjousprosessin määrittämisessä, tarjousdokumenttien rakentamisessa sekä asiakaspalvelun ja -kokemuksen parantamisessa. Meillä on tarjouspohjien tekemisestä vuosien kokemus niin rakennus- ja it-alalta sekä teollisuuden ja kaupan aloilta. Ota yhteyttä, jos haluat varmistua, ettei ostoaikeissa olevat asiakkaat häviä oveltasi.