Haussa uusi mainostoimisto – mitä ottaa huomioon?

BLOGI. Etsitkö uutta mainostoimistoa vauhdittamaan kasvua tai tekemään kohderyhmääsi kiinnostavia kampanjoita? Vai tuskailetko, pitäisikö etsiä viestintätoimisto tai jopa some-asiantuntija? Lue ohesta lisää, mitä pk-yrityksen kannattaa ottaa huomioon, kun harkitsee mainostoimiston tai minkään toimiston palkkaamista kasvun kiihdyttäjäksi. Ohesta saat vinkkejä myös markkinointisi suunnitteluun.

Suuri osa yrityksiä, mutta myös kunnalliset ja valtiolliset organisaatiot yhä käyttävät paljon mainostoimistoja kasvattamaan myyntiään ja näkyvyyttään tai jakamaan tietoa hankkeistaan. Osalla isompia yrityksiä on mainostoimiston lisäksi viestintätoimisto, mediatoimisto ja jopa digitoimisto tai sosiaaliseen mediaan erikoistunut toimisto. No mitä sitten tehdä pk-yrityksenä tai organisaationa, jolla ei välttämättä ole muutamaa kymmentä tuhatta euroa enempää varattuna markkinointiin vuositasolla? Miten tämä raha millään saadaan riittämään kaikkeen?

PK-yrityksen tai pienen kunnan markkinointieuroista jokainen on kriittinen. Ei ole ylimääräisiä euroja. Tällöin olennaista on, että päätöksenteon perustana on liiketoiminnan tavoitteet. Jos markkinointi, viestintä, sisällöntuotanto tai some-tekeminen eivät vastaa yrityksen/kunnan tavoitteisiin, menee rahaa herkästi hukkaan. No miten sitten lähteä liikkeelle?

  1. Kirjaa kohderyhmäsi, joka tuottaa suurimman osan myynnistäsi/tuloksestasi.
  2. Määritä tavoitteet myynnille/kohderyhmä ja yrityksesi näkyvyydelle tämän vuoden osalta (vähintään puolen vuoden osalta) ml. tuotteet/palvelut per kohderyhmäsi.
  3. Pohdi, millaisia käytössäsi olevia resursseja haluat kuluttaa tähän hankkeeseen niin budjetin, osaamisen ja ajankäytön osalta.
  4. Kun kohderyhmä, tavoitteet sekä omat resurssit ovat määritetty, on jo paljon helpompi pyytää tarjous niin mainostoimistolta, digitoimistolta kuin someen erikoistuneelta toimistolta. Kun pyydät eri osaamisaloihin erikoistuneilta yrityksiltä tarjoukset, saat mielenkiintoisen kattauksen nähtäväksi vaihtoehdoista.
  5. Sisällytä tarjouspyyntöön kaikki aiemmin kirjatut asiat (tavoitteet, kohderyhmä, resurssit, tuotteet, palvelut, mahdolliset alustavat ajatukset kanavista, jne.). Pyydä tarjoajilta näkemys siitä, miten tavoitteet saavutettaisiin ja miten tavoitteiden saavuttamista mitattaisiin.
  6. Tarjouksen antajat kannattaa pyyttää esittelemään tarjouksensa ja kysyä juuri niitä asioita, jotka olet itse alunperin määrittänyt tarjouspyynnön perusteiksi: miten tarjous vastaa tavoitteisiin, miten tavoitteiden toteutumista mitataan ja mihin  mittaaminen perustuu. Miten ehdotus ottaa huomioon kohderyhmän ja miksi? Mitä sitten, jos tämä ei toimikaan? Miten ehdotus linkittyy myyntiin ja yrityksen muihin hankkeisiin, onko ehdotus monistettavissa, miten? Mitkä ovat tarjoajan näkemyksen mukaan seuraavat stepit? Nämä kaikki kertovat sen, miten paljon aikaa ja rahaa kokonaisuuteen kuluu (omaa/palveluntarjoajan) sekä kuinka monipuolisesti ehdotus on hyödynnettävissä (kuinka paljon voi saada muualta säästöjä).
  7. Valintaa varten kannattaa rakentaa jonkinlainen arviointimatriisi, jotta pystyt arvioimaan erilaiset tarjouset. Huomion arvoista on, että välttämättä yksi ehdotus ei ole sellaisenaan paras ratkaisu, vaan saattaa olla järkevää yhdistää osia kahden tarjoajan paketista. Lisäksi saattaa joutua arvioimaan ehdotusten työllistävää vaikutusta yrityksen osalta. Näillä kaikilla on kokonaiskustannuksiin vaikutuksia.
  8. Kun ehdotus on valittu kannattaa huomioida, että jos tässä vaiheessa ryhtyy neuvottelemaan uudelleen hinnoista, saattaa käydä niin, että lopulta ei saakaan sitä, mitä oli alunperin ostamassa. Tässä vaiheessa säästöjä saa vaan, kun tietää, mistä työvaiheista voi tinkiä ja mistä ei. Myös sopimus kannattaa kirjata palveluntarjoajan kanssa sovituista asioista edes sähköpostiin.

Markkinoinnin, mainonnan, viestinnän sekä somen ja digin ostaminen on oma taitolajinsa. Vaikeaa siitä tekee se, että hankkeet yleensä koskettavat koko liiketoimintaa ja täten liiketoiminnan kokonaisymmärryksen osaamisen lisäksi pitää ymmärtää asiakasta sekä markkinoinnin, mainonnan, somen ja viestinnän käytännön tekemistä. Kun nämä ovat hallussa, on mahdollista säästää. Väärästä kohdasta säästämällä voi hanke kustantaa moninkertaisesti tai lopputulos onkin täysin odotusten vastainen.

Efortelta saat apua kaikkiin näihin vaiheisiin niin yrityksen/kunnan sisäiseen suunnitteluun (vaiheet 1, 2 ja 3) sekä mainostoimiston tai muun toimiston valintaan (vaiheet 4-8). Ottamalla meidät mukaan mainostoimiston valintaan, säästät omaa aikaasi tarjouspyynnön teon, eri vaihtoehtojen etsimisen ja vaihtoehtojen arvioinnin osalta. Lisäksi saat osaajan arvioimaan hankkeen potentiaalisia riskejä, mahdollisuuksia monistaa ja hyödyntää hanketta muualla sekä apua kysymään niitä kysymyksiä, joita osaa kysyä vaan tekemällä töitä tämän genren kanssa jatkuvasti. Myös asiasta sopimiseen ja mahdollisiin myöhempiin ongelmiin saat meiltä apua ja asiantuntemusta.

Jos kahdeksan kohdan läpivienti kuulostaa sinusta työläältä, ei kannata heittää hanskoja tiskiin ja tehdä sinnepäin. Saat meiltä osaajan valintaprosessiin tai voit ulkoistaa kilpailutuksen kokonaan meille. Säästät pitkän pennin ja runsaasti aikaasi pyytämällä apua. Miten paljon? Se riippuu hankkeesta ja siitä, mihin kaikkeen toivot meiltä apua. Jo muutaman tuhannen euron hankkeissa kannattaa pyytää meidät käymään.